Gestionale per elettricisti: dalla chiamata al rapportino

Un guasto alle luci delle scale, un sopralluogo per la sostituzione di un quadro, un citofono da riparare: per un elettricista il lavoro non finisce quando arriva la chiamata. Occorre ricordare dove intervenire, chi deve uscire, quali materiali portare e che cosa è stato fatto.

Software Assistenza è un software gestionale per elettricisti che aiuta a coordinare le attività operative: dalla richiesta del cliente alla pianificazione dell'intervento, fino alla registrazione dei costi e al rapporto di lavoro. È utile a chi lavora da solo e alle imprese che organizzano più tecnici su clienti e sedi differenti.

Il cliente telefona perché un interruttore non funziona, ma non sai ancora se servirà una riparazione immediata o un sopralluogo. Puoi annotare la richiesta come Evento di tipo memo sul planning: è il promemoria di una necessità ancora da organizzare. Quando definisci l'uscita, la richiesta può diventare un Intervento, con i dati necessari per il lavoro del tecnico.

Per ridurre telefonate di chiarimento e visite a vuoto, raccogli già alla prima chiamata:

• Chi richiede il lavoro: cliente, referente da contattare, telefono e indirizzo di intervento.
• Che cosa non funziona: problema riscontrato, area o impianto interessato, eventuali note o fotografie ricevute.
• Quando intervenire: urgenza, disponibilità del cliente ed eventuale data del sopralluogo.
• Che cosa verificare: materiali da controllare, accesso ai locali e informazioni da riportare al tecnico.

In questo modo il sopralluogo non resta un messaggio isolato e la successiva riparazione può essere programmata con informazioni più complete. Approfondisci come gestire chiamate, promemoria e interventi sul planning.

Immagina tre impegni nello stesso giorno: riparare l'illuminazione condominiale, verificare un quadro elettrico in ufficio e tornare da un cliente dopo l'arrivo di un ricambio. Nel planning puoi disporre gli appuntamenti, assegnarli a uno o più tecnici e riconoscerne lo stato o la priorità.

Il tecnico può consultare dall'app gli interventi a lui assegnati, nei limiti del profilo di accesso configurato. L'assegnazione è organizzata dall'operatore: non si tratta di un sistema che sceglie automaticamente il tecnico o ottimizza i percorsi.

Un amministratore può gestire più condomini e, nello stesso edificio, possono esserci più apparecchi o gruppi di impianti. Collegare le attività al cliente e, quando configurati, all'impianto o apparecchio interessato aiuta a ritrovare riparazioni precedenti e componenti utilizzati.

Puoi organizzare le anagrafiche con denominazioni operative come “Illuminazione scale - Scala B”, “Videocitofono ingresso” o “Centrale allarme negozio”: sono esempi di elementi da censire, non funzioni di progettazione elettrica.

• Riconosci il punto di intervento: associa impianti e apparecchi al cliente o alla sede pertinente.
• Ricostruisci gli interventi: consulta attività collegate al medesimo impianto e le note disponibili.
• Prepara un ritorno: riprendi informazioni già registrate senza chiedere al cliente di ripetere tutto.

Per la configurazione delle anagrafiche consulta la funzione gestione di impianti, apparecchi e ricambi.

Il lavoro sul posto è terminato, ma per chiudere correttamente la pratica mancano ancora i dati economici: quante ore sono state impiegate, quali componenti sono stati montati, se è previsto un diritto di chiamata e se servirà un secondo accesso.

Software Assistenza permette di registrare componenti e ricambi nell'intervento e di impostare voci di costo e manodopera secondo la configurazione adottata. L'eventuale movimentazione di magazzino e la generazione di DDT sono operazioni distinte, da gestire con le relative funzioni: non va dato per scontato uno scarico automatico dei materiali a ogni intervento.

Se l'impresa gestisce anche scorte e documenti di trasporto, può approfondire materiali, DDT e magazzino.

A conclusione dell'uscita è importante lasciare traccia di che cosa è stato verificato, quali attività sono state svolte e quali materiali sono stati sostituiti. Il tecnico può aggiornare l'intervento dall'app, raccogliere la firma del cliente e generare un rapporto in PDF da condividere.

Nel fascicolo dell'intervento possono essere conservati allegati e fotografie utili a ricostruire il lavoro; il contenuto del PDF e le opzioni di invio dipendono dalle impostazioni adottate. L'app per i tecnici è utile soprattutto quando gli interventi si svolgono in sedi diverse e non si vuole rimandare la compilazione alla fine della giornata.

Una distinzione importante: il rapporto di intervento documenta il lavoro eseguito e la firma raccolta, ma non sostituisce una dichiarazione di conformità o altre certificazioni tecniche eventualmente richieste dalla normativa.

Una riparazione può richiedere due accessi; un cliente può programmare controlli periodici; un'installazione può coinvolgere più interventi nell'arco di settimane. È utile mantenere una traccia coerente di date, tecnici, attività e apparecchi interessati.

Le funzioni di gestione dei contratti, degli interventi ricorrenti e delle commesse possono aiutare a organizzare lavori più articolati. Il loro impiego va valutato in base al tipo di attività e alla versione del software, senza confondere una piccola riparazione con un progetto di cantiere complesso.

Una scheda completa di ore, componenti e costi evita che chi si occupa dell'amministrazione debba richiamare il tecnico per chiedere informazioni mancanti. I dati registrati costituiscono una base utile per il successivo lavoro di fatturazione.

Le funzioni di fatturazione elettronica integrata, compresi invio e ricezione tramite Sistema di Interscambio, sono previste nelle versioni ENTERPRISE e superiori. Per scegliere la configurazione più adatta è possibile consultare il confronto delle versioni e delle funzionalità.

Il responsabile di un condominio segnala che l'illuminazione delle scale funziona in modo irregolare. Per spiegare come usare il gestionale, immaginiamo questo intervento: i dati, le quantità e i tempi che seguono sono puramente esemplificativi.

Fase	Operazione nel gestionale	Risultato pratico
1. Ricezione	Registri un memo con referente, indirizzo, problema segnalato e urgenza.	La richiesta non rimane dispersa tra telefonate e messaggi.
2. Sopralluogo	Programmi la visita per martedì alle 9:00 e assegni il tecnico.	L'uscita compare nel planning con le informazioni necessarie.
3. Verifica	Richiami, se censito, l'impianto “Illuminazione scale” e annoti le verifiche eseguite.	Il lavoro resta collegato all'impianto interessato.
4. Consuntivo	Registri 2 ore di manodopera, 1 temporizzatore e 2 lampade LED.	Ore e componenti sono disponibili per il controllo dei costi.
5. Chiusura	Completi le note sul lavoro svolto, raccogli la firma e prepari il rapporto PDF.	Il cliente riceve un riepilogo dell'intervento effettuato.
6. Amministrazione	L'ufficio verifica le voci e prepara gli eventuali documenti di vendita.	Si riducono le informazioni da recuperare a posteriori.

 

Il valore non è automatizzare una diagnosi elettrica: è fare in modo che chi riceve la chiamata, chi esegue l'intervento e chi prepara la fattura condividano gli stessi dati, aggiornati durante il lavoro.

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