Aggiornamento Software Semplice versione 7.7

NUOVE CONDIZIONI LOGIN DEGLI UTENTI

E' stata potenziata la sicurezza e la privacy all'accesso al gestionale.

1-Gli utenti che accedono al software non potranno utilizzare password che contengono meno di 6 caratteri.
Se un utente registrato con una password inferiore a 6 caratteri prova ad effettuare il login, comparirà un messaggio di blocco e dovrà inserire una nuova password.
La password avrà una scadenza di 6 mesi dopo i quali dovrà essere reimpostata, la nuova password non potrà coincidere con la precedente.

2-Lo stesso indirizzo email non può essere utilizzato per utenti differenti.
Il primo utente che effettua l'accesso al software potrà accedere senza blocchi, a tutti gli altri utenti verrà mostrato un messaggio di blocco e dovranno inserire un nuovo indirizzo email

DIRECT LOGIN
A causa di queste nuove condizioni gli utenti già registrati che utilizzano il direct login (login effettuato senza inserire username e password ma cliccando su un link comunicato in precedenza dall'amministratore del software, recuperabile cliccando su Azioni -> Direct Login) e non hanno mai fatto il login tramite form, la prima volta dovranno effettuare la procedura di login standard.

SALVATAGGIO PASSWORD
Le password non saranno visualizzate nemmeno all'utente Admin del gestionale

RECUPERO PASSWORD
Per recuperare la password si dovrà inserire nel form di login l'email dell'utente presente nella gestione utenti.
Se l'utente registrato non ha mai fatto il login tramite form, non potrà richiedere il recupero password ma dovrà contattare il ns. Servizio Assistenza Clienti.
Tutti gli altri utenti riceveranno una mail con un link per reimpostare la password in cui inserire l'email e la nuova password che non potrà coincidere con la precedente e non potrà contenere meno di sei caratteri

MODIFICA SEZIONE GESTIONE LOGIN
Le schermate di Aggiungi nuovo e Modifica si apriranno in un frame, la password non sarà visibile a nessun utente e si potrà modificare solo inserendo la vecchia password. In questo caso sarà possibile reimpostare la password con il vecchio valore.Non è possibile inserire email o username duplicati.

GESTIONE SCADENZE CONTRATTO

E' stata implementata la nuova sezione “Fatturazione” per un Contratto , che permetterà di selezionare la Periodicità Fatturazione tra “Mensile, Bimestrale, Trimestrale, Semestrale, Annuale”. Per abilitare la Fatturazione Periodica occorre spuntare la casella “Gestisci fatturazione Periodica”.

La nuova spunta “Gestisci Conteggio Copie” sarà fondamentale poiché per ogni contratto permetterà di abilitare/disabilitare la gestione della fatturazione su base numero copie e permetterà successivamente, in fase di fatturazione, i controlli in caso di rilevamento copie non inserito.

Dopo il primo salvataggio del contratto, la gestione della Periodicità fatturazione contratto non potrà essere più variata, poiché al salvataggio del contratto saranno generate tutte le scadenze. Ad esempio in caso di gestione mensile, saranno generate scadenze più serie di scadenze mensili. Una serie per ciascun apparecchio incluso nel contratto per la gestione del conteggio copie (se abilitata la spunta su Gestisci Conteggio Copie), e una serie per i costi definiti nella sezione Costo Contratto (se sono valorizzati costi).

ATTENZIONE: Saranno generate per ogni apparecchio solo le scadenze per conteggio copie con data successiva a quella di creazione contratto. Non è possibile immettere conteggio copie per scadenze già passate.

Nella sezione Costo Contratto tra le righe occorrerà definire e valorizzare gli eventuali costi per canoni di noleggio periodici e/o canoni di assistenza periodici. Se si vuole differenziare le scadenze per canoni di noleggio e canoni di assistenza occorrerà definire più contratti. Ad esempio, per uno stesso cliente, si può definire un primo contratto con Canone di Noleggio e Copie Eccedenti (spuntando la casella Gestisci conteggio Copie e immettendo gli apparecchi da includere nel contratto) ed un secondo contratto per il Canone di Assistenza senza gestione copie eccedenti.

Al primo salvataggio del contratto la serie di scadenze per i costi inclusi nella sezione Costo Contratto viene generata. Alle successive modifiche del contratto eventuali modifiche ai costi non saranno valutate per la ridefinizione delle scadenze di fatturazione. 

In caso di rimozione (poiché per esempio dismesso) o aggiunta di apparecchi in un contratto già salvato la serie di scadenze di fatturazione viene così ridefinita:

-          Per gli apparecchi aggiunti vengono create le scadenze periodiche di fatturazione dalla data odierna a quella di scadenza contratto. Verrà creata inoltre la riga per l’inserimento copie iniziali.

-          Per gli apparecchi rimossi vengono cancellate le scadenze di fatturazione dalla scadenza successiva a quella che comprende la data odierna fino a quella di scadenza contratto

In corrispondenza dell’ultima scadenza di fatturazione di un apparecchio rimosso dal contratto viene inserita una annotazione che indica la data di dismissione dell’apparecchio. L’informazione è visibile cliccando.

Queste operazioni consentono di gestire la sostituzione di un apparecchio sotto contratto con uno sostitutivo.

GESTIONE CONTEGGIO COPIE

La gestione del numero copie per gli apparecchi sarà accessibile dal menù contestuale Contratti -> Azioni -> Visualizza Scadenze di fatturazione per ogni singola riga di contratto, come di seguito:

Dal link Fatturazione Periodica si aprirà una finestra che visualizzerà tutte le scadenze e permetterà l’inserimento delle rilevazioni di conteggio copie. Sarà creata in automatico una riga per ogni apparecchio che permetterà l’inserimento delle copie iniziali

Cliccando sul link modifica (icona matita) di ogni riga si accede alla modifica del record per permettere l’immissione del conteggio copie. L’importo da pagare verrà calcolato considerando le impostazioni del contratto per la gestione contatori copie. Una nota informativa avvertirà l’utente dei conteggi effettuati per ottenere il valore di “importo”:

In caso di assenza di dati di conteggio precedenti non sarà possibile effettuare la differenza tra rilevazione copie attuale e rilevazione copie precedente.

É possibile cancellare singole scadenze di fatturazione cliccando sul link azioni disponibile su ogni riga dell’elenco:

In caso di Contratto creato per errore non sarà possibile procedere alla cancellazione dello stesso se prima non si saranno cancellate tutte le scadenze create. Se già fatturate le scadenze non saranno cancellabili. In caso di nessuna scadenza già fatturata allora è possibile cancellare tutte le scadenze e poi procedere alla cancellazione del contratto.  Per cancellare tutte le scadenze di fatturazione cliccare sul menù contestuale Strumenti -> Cancella Scadenze non ancora fatturate:

Da notare che in caso di cancellazione di tutte le scadenze, nel caso in cui il contratto venga aperto e nuovamente salvato le scadenze di fatturazione verranno nuovamente rigenerate.

Anche dal menù contestuale Azioni presente per Ogni Apparecchio Cliente sarà disponibile il link Scadenze di Fatturazione che filtrerà le sole righe che fanno riferimento allo specifico apparecchio:

Anche nell’intervento, nella sezione Apparecchi sarebbe accessibile il link per la visualizzazione e l’immissione dei dati di conteggio.

 In caso di selezione di Scadenze Contratto per conteggio copie, verranno visualizzati degli alert nel caso in cui, non siano presenti le letture di copie per alcuni apparecchi, sarà necessario immettere i dati di conteggio copie mancanti per procedere con la fatturazione.

GESTIONE FATTURAZIONE DIFFERITA 

 E' stata inserita una nuovissima e importante novità nel Menù Vendite : Fatturazione Differita 

 
La funzione consentirà tramite una finestra di dialogo di selezionare:

· DDT non fatturati (non chiusi)

· Ordini non fatturati (non chiusi)

· Interventi con stato diverso da “fatturato”

· Contratti con stato diverso da “fatturato”

· Scadenze di fatturazione periodica non fatturate

I DDT importati in Intervento non verranno considerati poiché risulteranno chiusi come da immagine seguente:

L’utente dovrà selezionare i documenti per cui generare fattura riepilogativa, per esempio filtrando i documenti per un solo cliente. Qualora non venga applicato nessun filtro tutti i documenti verranno fatturati e verrà generata un’unica fattura per ogni cliente. È impostato un limite di 100 documenti fatturabili per volta.

Per avviare la Fatturazione differita cliccare sul menù di servizio Strumenti -> Avvio Fatturazione

Differita:Da notare che il documento generato da fatturazione differita conterrà la condizione di pagamento impostata per il cliente in Anagrafica Clienti, oppure in assenza di questa, l’ultima condizione di pagamento creata nell'ultimo documento.

L’attuale funzione per la fatturazione Contratti sarà mantenuta:

Da notare però che I Contratti contrassegnati da Gestione Fatturazione Periodica non potranno essere fatturati dall’elenco di selezione dei contratti poiché sono state generate delle scadenze di fatturazione specifiche. Dunque al click su Contratti -> Strumenti -> Genera Documento da Contratti selezionati si riceverà il messaggio di blocco:

MIGLIORAMENTI FUNZIONALITA' ESISTENTI

E' stata abilitata la possibilità di visualizzare tutti gli eventi nel Planning anche nel caso di Utente di login collegato a Tecnico. Accedendo dal menù Impostazioni<Rapporto d'intervento , attivare la spunta su "Disabilita Filtro Tecnico nel Planning":